A digitalização e a transformação digital tornaram-se temas incontornáveis na vida de qualquer empresa, no entanto, apesar dos benefícios evidentes em começar o quanto antes, acabam muitas vezes por ficar para mais tarde. Um erro estratégico que pode custar caro.
Demasiado focados em assegurar o funcionamento normal da sua empresa, muitos dirigentes das PMEs cometem o erro de continuarem a adiar um projeto que, nos dias de hoje, já chega atrasado. Cada dia que passa é um passo atrás em relação à concorrência e à evolução do mercado. As empresas que começaram este processo mais cedo não só já têm procedimentos internos mais eficientes como também estão mais bem preparadas para responder às necessidades dos consumidores.
Digitalização vs transformação digital. Apesar de serem frequentemente confundidos, estes dois conceitos não significam a mesma coisa. A digitalização pressupõe um processo já existente que vai ser melhorado com a contribuição de ferramentas digitais. Por exemplo, a digitalização das faturas é um processo de arquivo que já existia, mas que agora passa das pastas em papel para as pastas digitais num servidor ou na cloud.
A digitalização acaba por ser o primeiro passo na restruturação da empresa no sentido de a tornar mais eficiente. Muitas vezes não implica fazer coisas novas, significa fazer coisas de outra forma, por exemplo para agilizar procedimentos, automatizar tarefas, poupar tempo e reduzir a intervenção (e os erros) humana.
A transformação digital, como o próprio nome indica, significa mudança. Pressupõe a implementação de uma nova tecnologia para alavancar recursos já existentes e servir melhor os clientes.
Em termos estratégicos, a digitalização visa aumentar a produtividade de uma empresa, tornando mais eficientes tarefas existentes enquanto a transformação digital tem uma vocação mais de crescimento, focada na criação de novos produtos e serviços.
Custos. Tanto a digitalização como a transformação digital custam dinheiro e constituem naturalmente uma preocupação para a maior parte das PMEs. Sobretudo na medida em que, como vamos ver mais à frente, deve ser visto como um investimento a longo prazo, sem retorno imediato. O foco deve estar na forma como este investimento é realizado e qual será o impacto financeiro das várias etapas, tendo em conta que o custo mais elevado é deixar para mais tarde algo que põe em risco a competitividade ou mesmo a sobrevivência do negócio.
Por outro lado, importa desmistificar que tanto a digitalização como a transformação digital só estão ao alcance de grandes empresas. Hoje em dia, os principais facilitadores destes processos são a cloud e os serviços por subscrição e em ambos os casos já existem soluções adaptadas às possibilidades de qualquer empresa, independentemente da sua dimensão e do setor em que opera. A modalidade de subscrição pode ser mesmo a melhor opção tendo em conta que estamos perante um processo aberto que vai evoluir ao longo do tempo e que provavelmente nunca estará encerrado.
Benefícios. Por vezes, os benefícios da digitalização e da transformação digital não são óbvios para um pequeno negócio. Antes de iniciar este processo é essencial estar ciente de que se trata de um investimento a longo prazo e o retorno, embora varie muito de caso para caso, nem sempre é facilmente quantificável.
Segundo sondagens recentes, muitas empresas que iniciaram processos de transformação digital revelaram que dois dos principais benefícios que constataram foram: uma maior visibilidade no mercado e uma maior retenção da sua base de clientes. Qualquer uma delas é essencial para a competitividade de uma empresa, mas acaba por ser difícil quantificar com exatidão como se traduzem em termos de receitas. No entanto, o retorno da transformação digital acaba por ser mais óbvio do que a digitalização (também ela essencial), uma vez que está mais vocacionada para o cliente do que para o funcionamento interno. Uma coisa é certa, para as empresas que queiram manter-se no mercado, seja ele qual for, não há alternativa a estes dois processos. Só há melhores ou piores maneiras de o fazer, com retornos mais elevados ou mais reduzidos.
Preparação. É necessário dedicar algum tempo e sobretudo fazer-se rodear de especialistas (internos ou externos) que conheçam bem o setor em questão para perceber quais são as necessidades mais urgentes e preparar um projeto sustentável e transversal de transformação digital.
Outro dos mitos enraizados a este respeito é que a transformação digital diz respeito ao departamento de tecnologia. Se fosse assim, a maioria das PMEs ficariam de fora, já que poucas são as empresas que contam com um departamento informático. É obvio que, num mundo ideal, ter um especialista IT no seio da empresa dá sempre alguma segurança, mas não é essencial. Até porque não há nenhuma garantia que essa pessoa vá manter-se na empresa para sempre. O que as empresas realmente necessitam é de parceiros de qualidade que as acompanhem neste processo e que os vários departamentos da empresa sejam implicados no processo. Este é aliás um aspeto critico para o sucesso da transformação digital, apesar de muitas vezes descurado. Uma das técnicas utilizadas por muitas PMEs para assegurarem a implicação de toda a empresa é entregar o projeto a um dos administradores, com a experiência e a autoridade necessária para fazer a ponte com os diversos departamentos.
Projeto contínuo. Este projeto deve ser feito por etapas e deve ser um processo aberto. Não se trata de iniciar um projeto que vai durar alguns meses. A transformação digital deve ser integrada na estratégia e nas operações de qualquer empresa como uma disciplina essencial para manter a competitividade e potenciar o crescimento. Este processo não é igual para todas as empresas, nem sequer para as empresas de um mesmo setor, embora seja importante estar atento às boas e más experiências da concorrência em termos de transformação digital.
Uma das diferenças começa desde logo pelo ponto de partida para a transformação. Cada caso é um caso e, por vezes, os caminhos que conduzem a um mesmo fim, são diferentes dependendo das bases e dos recursos já existentes.
Qualquer processo de transformação deve obedecer a mudanças sustentáveis, devendo-se evitar revoluções que não só afetam o funcionamento da empresa como podem revelar-se contraproducentes e obrigar a empresa a recuar no projeto. O ideal é levar a cabo uma análise transversal dos processos existentes e começar por tentar melhorá-los através da digitalização de alguns deles. A transformação vai acabar por encaixar em alguns desses projetos que necessitam da implementação de novas tecnologias para avançarem.
Colaboradores vs robots. Um dos principais obstáculos deste processo tem a ver com os efeitos colaterais da transformação digital. Um dos mitos mais enraizados é que as máquinas vão destruir o emprego, com os colaboradores a serem substituídos por robots. Automatizar tarefas que não necessitem ou exijam pouca intervenção humana, não implica tornar os colaboradores redundantes. A eficiência e a competitividade de uma empresa no contexto de concorrência atual passa por colocar os recursos humanos nos lugares onde realmente são necessários e acrescentam valor. Hoje em dia, as empresas têm tudo a ganhar em adotar tecnologias que prestem suporte aos colaboradores e que os libertem para outras tarefas mais criativas e estratégicas que exijam competências que as máquinas não são capazes de executar.
Trabalho remoto. O trabalho remoto foi um dos grandes desafios que a pandemia trouxe às empresas obrigando-as a adaptarem-se rapidamente a uma nova forma de trabalhar. Hoje muitas empresas adotaram o trabalho remoto como uma parte integrante das suas operações. Embora tragam consigo alguns desafios importantes, as vantagens são óbvias: escritórios mais pequenos (o que significa menos despesa), acesso a recursos mais alargados (possibilidade de contratar pessoas ou serviços que não exijam presença física em qualquer parte do planeta), menos deslocações (menos tempo perdido e menos despesa com deslocações), etc.
No entanto, para tirar devidamente partido destas vantagens é necessário implementar as ferramentas digitais necessárias. Quanto mais avançadas as empresas estiverem neste capítulo, mais capazes vão ser de atrair e reter talento e mais competitivas vão ser no mercado.