A atualização da situação financeira da empresa é obviamente uma das funções de qualquer conselho de administração, mas se este é o cérebro e o conselheiro que o CEO da empresa necessita para criar mais valor e ultrapassar situações mais complicadas é uma pena não tirar o devido proveito destas reuniões.
Há sempre momentos difíceis na vida de qualquer empresa, nos quais o CEO vai necessitar da participação dos administradores e torna-se mais fácil conseguir o seu apoio quando os administradores se sentem incluídos na discussão e na resolução dos problemas. Se a única coisa que o CEO espera deles é que ouçam atentamente as suas apresentações, dificilmente contará com o seu apoio quando as notícias forem menos boas.
A desoladora realidade da maioria das reuniões
Se já tem alguma experiência em conselhos de administração, os seguintes exemplos da preparação e do desenrolar das reuniões de administradores vão soar-lhe bastante familiares:
- A reunião do próximo conselho é agendada. A maioria anota a data nas suas agendas, outros têm de ser lembrados dias antes, mas nem uns nem outros voltam a pensar nisso até cerca de uma semana antes da sua realização;
- Os gestores estão demasiado ocupados em conquistar clientes, enviar os produtos a horas, resolver problemas de pessoal, reorganizar o trabalho e vêm esta tarefa de preparar documentos para a reunião de administradores como uma distração daquilo que realmente interessa;
- Os membros do conselho de administração também estão demasiado ocupados com outras obrigações e reuniões noutras empresas e praticamente não olharam para a agenda, nem refletiram naquilo que podem trazer para a mesa para acrescentarem valor;
- O CFO enviou a atualização da situação financeira, mas não teve tempo para análises mais aprofundadas sobre aspetos que deveriam chamar a atenção. Os restantes responsáveis de departamento também prepararam os seus 8 ou 10 slides cada um para enviar ao CEO.
- Na véspera da reunião, o CEO apressa-se a reunir e a rever todo o material que pediu à sua equipa para juntar à sua apresentação. Há documentos que não têm as informações que desejava, mas já é demasiado tarde para refazer o trabalho. Fazem-se umas pequenas correções de última hora, numa apresentação quase sempre complexa e com demasiada informação.
- O CEO planeou 15 minutos para cada ponto, mas só a situação financeira já ocupou 45 minutos. Há questões na apresentação que o CEO preferia ignorar, mas que acabam por gerar longos debates porque é isso que as pessoas fazem quando lhes colocam informação à frente, debatem (nunca coloque informações nas apresentações se não quer que sejam debatidas).
- Ninguém conseguiu ler atentamente toda a apresentação e a reunião foi demasiado curta para analisar e debater todos os pontos com a devida atenção. No final aprovam-se resoluções, simplesmente porque sim, com a célebre frase: “se ele está de acordo, eu também estou”.
- No final todos saem com um sabor amargo e com a sensação de que foi mais uma perda de tempo precioso que podiam ter dedicado a outra coisa.
Há técnicas bastante simples para evitar estes erros demasiado comuns e tirar o máximo partido destas reuniões.
- Prepare uma lista com os principais indicadores de performance (KPIs) da gestão da empresa. Em seguida partilhe-os com os administradores e pergunte se há indicadores importantes que não constam nessa lista. Procure reunir o seu consenso sobre o que significa sucesso para a empresa. Em seguida, certifique-se que a sua equipa sabe exatamente quais são esses critérios.
- Decida com antecedência quais são os principais pontos estratégicos a debater. Cerca de seis semanas antes da reunião de administradores, reúna com os elementos da sua equipa que vão também participar na reunião ou que estão encarregues de preparar documentos para a apresentação para decidir quais são os pontos estratégicos mais importantes a abordar.
Há três testes que podem ajudá-lo a decidir se esses temas merecem ou não ser debatidos: 1. Tenho de apresentar este assunto aos administradores para mais tarde não serem apanhados de surpresa. Podem ser boas ou más notícias, mas não devem ser uma surpresa; 2. É um assunto que está a tornar-se crítico e preciso de ter a certeza que estou a abordá-lo da melhor forma; 3. É um assunto que preciso da aprovação da administração (um exemplo óbvio é o orçamento anual, mas também pode ser uma aquisição importante, os bónus dos gestores, etc.).
- Prepare uma curta apresentação dedicada à estratégia. Prepare 5 slides ou um breve texto sobre o tema principal que vai servir de introdução à reunião. Se puder acrescentar indicadores de performance à apresentação ainda melhor. O objetivo é incluir os administradores na reflexão e tentar extrair o máximo de valor dessa discussão. Por exemplo, se está a ponderar lançar uma nova linha de produtos, pode incluir na apresentação um estudo sobre a concorrência, as margens, o impacto nas operações, os recursos necessários, as implicações no cash flow da empresa, etc. Estas discussões acabam por ser mais importantes e cativar mais o interesse dos administradores do que os updates da situação financeira que pode deixar mais para o fim da reunião.
- Dedique tempo e reflexão à preparação da agenda. Devia demorar horas, mas na maioria dos casos é feita em 15 minutos sem uma reflexão profunda daquilo que é realmente importante obter da reunião, dos pontos que são essenciais e do tempo que cada um deles vai necessitar para possibilitar um verdadeiro debate. É importante ser o mais explicito possível na agenda, de forma a que os administradores percebam exatamente o que vai ser discutido e se possam, também eles, preparar de forma a acrescentarem valor. Quanto melhor for o briefing, mais os administradores se sentem implicados nas decisões que vão ser tomadas e melhores são os resultados. As reuniões são quase sempre demasiado curtas para cobrir todos os pontos importantes. Traga para a mesa primeiro aquilo que é verdadeiramente essencial e que precisa do input dos administradores e deixe para o fim aquilo que é meramente informativo.
- Envie os relatórios financeiros pelo menos três dias antes da reunião. De acordo com vários estudos, cerca de 90% dos relatórios são enviados um a dois dias antes da reunião e 65% menos de um dia antes ou no início da reunião. O tempo que os administradores têm para ler, compreender e digerir a informação antes de poderem debater ou levantar questões é extremamente reduzido. Se quer que a apresentação da situação financeira seja mais do que um mero update siga estes conselhos: dedique o tempo necessário na preparação desses relatórios de forma que sejam o mais explícitos e transparentes possível. Isto vai permitir-lhe poupar tempo com questões inúteis durante a reunião; 2. não evidencie detalhes que não merecem ser debatidos; 3. Informe os membros da sua equipa que precisa dos relatórios com pelo menos uma semana de antecedência (de forma a ter tempo para os aperfeiçoar) e crie o hábito junto dos administradores de receberem esses relatórios três dias antes da reunião. Assim ninguém tem desculpa para não os ler.